Ogólne warunki zamieszczania reklam na eventach

Ogólne warunki zamieszczania reklam na eventach stacjonarnych, online i hybrydowych

Rozdział I. DEFINICJE

Ilekroć w niniejszych Ogólnych Warunkach Zamieszczania Reklam występują poniżej zdefiniowane pojęcia, należy je rozumieć w sposób następujący:

Wydawnictwo – Spółka „Forum Media Polska" Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu ul. Polska 13, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000037307, NIP 781-15-51-223, kapitał zakładowy: 300 000,00 zł.

Reklamodawca – osoba fizyczna niebędąca konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zlecająca zamieszczenie w czasopismach wydawcy reklam i ogłoszeń. Ogłoszeniodawcą jest również agencja lub inny pośrednik reklamowy działający w imieniu własnym, lecz na rachunek swoich klientów.

Event – wszelkie wydarzenia o charakterze kongresowym, konferencyjnym, szkoleniowym i wystawienniczym, a także show, pokazu lub plebiscytu organizowanego przez Wydawnictwo.

Usługa reklamowa – odpłatna forma prezentacji Reklamodawcy lub oferty Reklamodawcy na evencie, w tym:

b) stoisko – miejsce prezentacji logotypu oraz produktów/usług/oferty Reklamodawcy podczas eventu w formie wystawienniczej, w zakresie uzgodnionym z Wydawnictwem,

c) insert – reklama w formie ulotki, broszury, katalogu, płyty bądź próbki produktu, innych gadżetów reklamowych dystrybuowana razem z materiałami dla uczestników bądź wyłożona w miejscu ogólnodostępnym do pobrania przez uczestników na evencie Wydawnictwa. Sponsor zobowiązany jest do uprzedniego zgłoszenia Wydawnictwu rodzaju i formy insertu przeznaczonego do dystrybucji podczas eventu nie później niż na 14 dni roboczych przed jego rozpoczęciem. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia insertu bez podania przyczyny. Dostarczenie insertu bez uprzedniej zgody Wydawnictwa uprawnia Wydawnictwo do odmowy jego dystrybucji, bez prawa Sponsora do obniżenia wynagrodzenia lub odszkodowania. Fizyczna dostawa insertów powinna nastąpić na adres wskazany przez Wydawnictwo w terminie określonym w wiadomości e-mail.

d) reklama graficzna – reklama zamieszczana drukiem w materiałach dla uczestników na evencie Wydawnictwa, której rozmiar jest określony liczbą standardowych, przyjętych przez Wydawnictwo jednostek powierzchni (m.in. reklamy całostronicowe, modułowe, ogłoszenia drobne i inne),

e) niestandardowe formy reklamy uzgodnione między Reklamodawcą i Wydawnictwem, realizowane na eventach Wydawnictwa (m.in. nagrody wręczane uczestnikom podczas bankietu, pendrive'y, gadżety reklamowe, spoty reklamowe, filmy reklamowe).

Pakiet reklamowy – działania reklamowe obejmujące zobowiązania reklamowe wraz z innymi towarzyszącymi im formami reklamowymi i świadczeniami.

Ogólne warunki zamieszczania reklam Forum Media - świadczone przez Wydawnictwo na rzecz Reklamodawcy, których zakres ustalany jest w ofercie reklamowej Wydawnictwa lub ustalany jest indywidualnie między Wydawnictwem a Reklamodawcą w zleceniu/umowie.

Zlecenie – oznacza każdą umowę, której przedmiotem choćby tylko w części jest współpraca sponsoringowa przy evencie. Potwierdzenie przyjęcia zlecenia lub przystąpienie do jego realizacji przez Wydawnictwo oznacza zawarcie umowy o treści wynikającej z niniejszego Regulaminu Zamieszczania Reklam i innych uzgodnień stron zawartych w zleceniu/umowie.

Zlecenie jednostkowe − zlecenie jednorazowego udziału w evencie

Zlecenie długoterminowe − zlecenie obejmujące 2 i więcej emisji reklamy.

Modyfikacja zlecenia – zmiana zlecenia obejmująca m.in. zmianę terminów emisji lub wielkości zamówionej powierzchni w obrębie cyklu wydawniczego poszczególnych tytułów.

Termin dostarczenia materiałów reklamowych − każdorazowo określony w zleceniu lub w wiadomości email termin, w którym klient zobowiązuje się do przesłania kompletnych materiałów zgodnych z warunkami technicznymi określonymi w załączniku 1 do niniejszego Regulaminu Zamieszczania Reklam. Wydawnictwa przysługuje prawo zmiany terminu dostarczenia materiałów reklamowych. O każdej zmianie terminu Wydawnictwo obowiązane jest powiadomić Reklamodawcę.

Termin dokonania akceptacji − określony w treści zlecenia lub w wiadomości email termin, w którym Reklamodawca zobowiązuje się do ostatecznej akceptacji reklam (dotyczy reklam przygotowanych lub modyfikowanych przez Wydawnictwo na zlecenie reklamodawcy). Wydawnictwu przysługuje prawo zmiany terminu dostarczenia materiałów reklamowych. O każdej zmianie terminu Wydawnictwo obowiązane jest powiadomić Reklamodawcę.

Dzień roboczy – każdy dzień tygodnia z wyjątkiem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

Materiały wzorcowe – materiały służące jako wzorzec barw w procesie drukowania. Materiałem wzorcowym może być arkusz zaakceptowany przez klienta lub certyfikowany pro-of kontraktowy. Materiałem wzorcowym może być również niecertyfikowany proof lub druk z wcześniejszej edycji, ale barwa na takim wzorcu traktowana jest jako poglądowa.

Proof kontraktowy – materiał wzorcowy symulujący rzeczywisty efekt procesu drukowania daną techniką, zgodnie z warunkami określonymi w Normie ISO 12647-2. Podstawą uznania proofa za proof kontraktowy jest jego certyfikacja.

Certyfikacja proofa – proces kontroli poprawności wykonania proofa polegający na określeniu różnicy barwy pomiędzy wartościami pomierzonymi na polach paska kontrolnego zamieszczonego na proofie a wartościami docelowymi. Wartości docelowe określane są na podstawie profilu ICC, z którym wykonywany jest proof.

Certyfikowany proof – proof z załączonymi wynikami pomiaru różnicy barw E, przy czym różnica barw nie może przekraczać granicy tolerancji określonej w Normie ISO 12647-2.

Profil ICC – plik cyfrowy zawierający charakterystykę barwną danego urządzenia. Profil ten jest zgodny z wymaganiami określonymi przez Specyfikację ICC.

Trim box – jest to obszar zdefiniowany w formacie PDF, który określa format strony netto (po wydrukowaniu i obcięciu). Dokument dostarczony do drukarni musi posiadać zdefiniowany trim box. Ustawienie trim box'u może być sprawdzone w programie Adobe Acrobat Professional.

Spad – obszar grafiki wychodzący poza linię cięcia definiującą format strony netto. Brak spadu powoduje powstawanie błędów w trakcie operacji introligatorskich.

CMYK – zestaw czterech podstawowych kolorów farb drukarskich stosowanych powszechnie w druku kolorowym w poligrafii i metodach pokrewnych. Na zestaw tych kolorów mówi się również barwy procesowe lub kolory triadowe. CMYK to jednocześnie jedna z przestrzeni barw w pracy z grafiką komputerową.

PANTONE (Color) Matching System (PMS) − system identyfikacji kolorów opracowany przez firmę Pantone inc. z USA. Kolory oznaczane są numerem (np. PMS 130) z oznaczeniami dodatkowymi takich cech, jak: fluorescencja, metaliczność itp. Podstawowa skala opisuje 1114 kolorów. Powstają one przez zmieszanie 15 pigmentów (w tym białego i czarnego). Stąd ich odwzorowanie na skalach CMYK i RGB nie jest oczywiste. W procesie druku kolor PANTONE jest dodatkowym (piątym) kolorem obok CMYK + PANTONE.

Wykład sponsorowany (prelekcja) – wygłaszana przez przedstawiciela Reklamodawcy lub osobę przez niego wyznaczoną na evencie Wydawnictwa, prezentacja problemowa lub komercyjna w miejscu, czasie i zakresie uzgodnionym z Wydawnictwem. wykład włączony do programu konferencji, finansowany przez Sponsora. Sponsor pokrywa wszelkie koszty związane z organizacją wykładu, w tym honorarium wykładowcy, koszty noclegu oraz przejazdu. Sponsor ma prawo do kształtowania treści wykładu. W programie konferencji wykład jest wyraźnie oznaczony jako wykład sponsorowany.

Grant naukowy nad wykładem – wykład włączony do naukowego programu konferencji, którego honorarium wykładowcy pokrywa Wydawnictwo. Sponsor nie ma prawa do ingerowania w treść wykładu. W programie konferencji wykład jest wyraźnie oznaczony jako wykład objęty grantem naukowym.

Rozdział II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Zlecenie zamieszczania reklamy w związku z eventami jest dokonywane w oparciu o niniejsze Ogólne Warunki Zamieszczania Reklam. Złożenie przez Reklamodawcę zlecenia jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego dokumentu.

2. Reklamodawca zapewnia, że przysługują mu wszelkie prawa na dobrach niematerialnych do posługiwania się użytymi w zleconych do publikacji reklamy informacjami, danymi, utworami, wizerunkami, znakami towarowymi, wzorami zdobniczymi lub innymi elementami stanowiącymi przedmiot jakiejkolwiek ochrony prawnej.

3. Zlecenie publikacji reklamy jest równoznaczne z oświadczeniem Reklamodawcy, że przekazana do publikacji reklama jest zgodna z prawem i zasadami współżycia społecznego.

4. W przypadku gdyby w wyniku publikacji reklamy Wydawnictwo poniosło jakąkolwiek szkodę z tytułu roszczeń osób lub instytucji, których prawa zostały naruszone wskutek tej publikacji, Reklamodawca jest zobowiązany naprawić szkodę w całości, łącznie z kosztami postępowań spornych, kosztami zastępstwa procesowego i innymi wydatkami Wydawnictwa poniesionymi w związku z roszczeniami osób trzecich.

5. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia lub odmowy publikacji albo też do wstrzymania publikacji reklamy:

a) bez podania przyczyny, w szczególności gdy treść lub forma reklamy jest niezgodna z prawem, zasadami współżycia społecznego, godzi w interesy Wydawnictwa, w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń przez osobę lub instytucję trzecią lub właściwy organ lub instytucję powołaną do czuwania nad przestrzeganiem zasad etyki mediów lub etyki reklamy, siły wyższej, braku zapłaty lub opóźnienia w zapłacie za zamieszczane wcześniej reklamy,

b) z powodu ich złej jakości lub nieodpowiadania warunkom technicznym (Załącznik nr 1 do Ogólnych Warunków Zamieszczania Reklam)

6. W przypadku reklam lub Pakietów reklamowych dotyczących działalności, do której prowadzenia wymagana jest koncesja, zezwolenie lub licencja, Reklamodawca jest zobowiązany przedstawić Wydawnictwa stosowny dokument.

7. Jeśli materiały graficzne mają być zwrócone Reklamodawcy, należy to wyraźnie zaznaczyć w zleceniu.

8. Materiały reklamowe powinny spełniać ogólne wymagania techniczne określone w załączniku 1 do Ogólnych Warunków Zamieszczania Reklam.

9. W przypadku udostępniania powierzchni pod stoisko promocyjno-reklamowe lub/i sponsoringu Reklamodawca uprawniony jest do promowania i/lub reklamy wyłącznie własnych produktów i usług. Promocja lub/i reklama produktów i usług osób trzecich możliwa jest jedynie za uprzednią pisemną zgodą Wydawnictwa.

10. W przypadku artykułów sponsorowanych Wydawca uprawniony jest wyłącznie do poprawiania błędów stylistycznych i innych oczywistych omyłek.

11. Za naruszenie wyżej powołanych postanowień Reklamodawca bez odrębnego wezwania zapłaci Wydawnictwu karę umowną w kwocie netto odpowiadającej dwukrotności należnego Wydawnictwu od Reklamodawcy wynagrodzenia wraz z podatkiem VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo dochodzenia od Reklamodawcy odszkodowania przenoszącego wysokość kary umownej.

Rozdział III. WARUNKI REALIZACJI ZLECEŃ

a) Eventy Stacjonarne

1. Realizacja usług reklamowych w związku z eventami dokonywana jest wyłącznie na podstawie pisemnego zlecenia lub pisemnej umowy podpisanej przez Reklamodawcę lub osobę/osoby upoważnione do reprezentacji Reklamodawcy.

2. Zlecenie/umowa powinny określać:

a) nazwę eventu,

b) rodzaj reklamy,

c) termin realizacji,

d) warunki płatności,

e) ceny i wysokość upustów.

3. Jeżeli wymaga tego rodzaj zamówionej reklamy, integralną część zlecenia stanowi tekst reklamy i ewentualnie inne materiały graficzne lub materiały gotowe do druku w formie zgodnej z warunkami technicznymi Wydawnictwa.

4. Do chwili przyjęcia zlecenia lub przystąpienia do jego wykonania przez Wydawnictwo zlecenie stanowi ofertę.

5. Agencje reklamowe i inni pośrednicy reklamowi działający w imieniu i na rzecz swoich klientów są solidarnie odpowiedzialni z podmiotami (klientami), które reprezentują wobec Wydawnictwa.

6. Gotowe materiały graficzne i spoty reklamowe powinny być dostarczone do Wydawnictwa nie później niż 10 dni roboczych przed terminem emisji reklamy określonym na formularzu zamówienia. Niedotrzymanie przez Reklamodawcę ww. terminu uprawnia Wydawnictwo do niezamieszczenia zamówionej reklamy z jednoczesnym obciążeniem Reklamodawcy kosztami zamówionej reklamy.

7. Inserty do toreb uczestników powinny zostać dostarczone na adres podany przez Wydawnictwo we wskazanym w wiadomości email terminie.

8. W przypadku sponsoringu Reklamodawca zobowiązany jest do przesłania prezentacji swojej firmy lub produktu do akceptacji przez Wydawnictwo oraz do naniesienia sugerowanych przez Wydawnictwo poprawek.

9. Podstawowe warianty metrażu stoisk przedstawione są w ofercie reklamowej Wydawnictwa dla danego eventu.

10. Inne niż podstawowe warianty metrażu stoisk ustalane są indywidualnie z Wydawnictwem.

11. Wszystkie kwestie dotyczące wyposażenia stoiska ustalane są z Wydawnictwem. Reklamodawca zobowiązany jest poinformować Wydawnictwo o elementach wyposażenia stoiska nie później niż na 7 dni roboczych przed eventem.

12. W razie potrzeby, Wydawnictwo zobowiąże Reklamodawcę do wysłania wizualizacji stoiska nie później niż na 7 dni roboczych przed eventem. Lokalizacja stoisk oraz strefy ciągów komunikacyjnych wyznaczane są przez Wydawnictwo i nie może być modyfikowana.

13. Sponsor zobowiązany jest do przekazania Wydawnictwu listy osób reprezentujących go na evencie nie później niż na 14 dni przed jego rozpoczęciem. Zabrania się przesuwania stoisk poza obszar wyznaczony przez Wydawnictwo.

14. Zabronione jest zwracanie się do obsługi obiektu konferencyjnego o dodatkowe krzesła i stoły lub inne wyposażenie stoiska. Prośby takie należy kierować bezpośrednio do osób reprezentujących Wydawnictwo.

15. Wydawnictwo jest uprawnione do utrwalania przebiegu eventu w formie fotograficznej, audio i wideo, w tym wykładów sponsorowanych oraz ekspozycji stoisk reklamowych, a także do ich nieodpłatnego wykorzystania w celach dokumentacyjnych, promocyjnych i marketingowych, w szczególności na stronach internetowych, w mediach społecznościowych oraz w materiałach prasowych Wydawnictwa.

16. Sponsor, przystępując do udziału w evencie, wyraża zgodę na powyższe wykorzystanie swojego wizerunku oraz wizerunku reprezentujących go osób, z zastrzeżeniem, że materiały nie będą wykorzystywane w sposób naruszający dobra osobiste.

• Materiały reklamowe i wystawiennicze dostarczone przez Sponsora powinny zostać odebrane w terminie wskazanym przez Wydawnictwo. Po bezskutecznym upływie tego terminu Wydawnictwo nie ponosi odpowiedzialności za pozostawione materiały i jest uprawnione do ich utylizacji na koszt Sponsora. Czas trwania Prelekcji (wykładu sponsorowanego) ustalany jest indywidualnie z Wydawnictwem. Zabrania się przedłużania czasu trwania Wykładu sponsorowanego o więcej niż 20% ustalonego czasu.
• Sponsor zobowiązany jest do przekazania Wydawnictwu tytułu wykładu oraz imienia, nazwiska i stopnia naukowego prowadzącego nie później niż na 30 dni przed rozpoczęciem eventu. Naruszenie postanowień pkt. 13, 14 i 15 powyżej skutkuje obowiązkiem zapłaty dodatkowej opłaty w wysokości 20% łącznej opłaty netto za świadczone przez Wydawnictwo Usługi reklamowe, za każdy jednostkowe przypadek naruszenia.
• Przeniesienie przez Reklamodawcę uprawnień wynikających ze zlecenia może nastąpić wyłącznie po uprzednim powiadomieniu Wydawnictwa i uzyskaniu jego pisemnej zgody, pod rygorem nieważności.
• Wydawnictwo jest uprawnione do wykorzystywania utrwalonych materiałów fotograficznych, audio i wideo z eventu bezterminowo, bez ograniczeń terytorialnych, w celach dokumentacyjnych, promocyjnych i marketingowych. Wydawnictwo może nieodpłatnie udostępniać te materiały osobom trzecim, w szczególności partnerom medialnym, bez konieczności uzyskiwania każdorazowej zgody Sponsora.
• Pliki cyfrowe dostarczone przez Sponsora w związku z eventem (w szczególności prezentacje, logotypy, grafiki i materiały reklamowe) mogą być przez Wydawnictwo archiwizowane bezterminowo na potrzeby wewnętrzne oraz publikowane w kanałach własnych Wydawnictwa, w tym w galeriach fotograficznych, relacjach z eventu oraz materiałach prasowych. Sponsor, dostarczając pliki cyfrowe Wydawnictwu, udziela mu nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na ich wykorzystanie w powyższym zakresie, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
• Płatność za usługi reklamowe następuje w formie przelewu na konto Wydawnictwa w ciągu 14 dni od daty wystawienia faktury VAT za zamieszczenie reklamy.
• Warunki i terminy płatności w wyjątkowych przypadkach mogą być ustalane indywidualnie z Reklamodawcą.

Rozdział III b. EVENTY ONLINE I HYBRYDOWE

1. Niniejszy rozdział reguluje zasady świadczenia usług reklamowych podczas eventów organizowanych w formie online oraz hybrydowej (łączącej formę stacjonarną z transmisją online). W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale stosuje się odpowiednio postanowienia Rozdziału III.

2. Dostęp do eventu online zapewniany jest poprzez indywidualny link przesyłany uczestnikom drogą elektroniczną. Link jest imienny i nie może być udostępniany osobom trzecim. Wydawnictwo nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępu do eventu wynikający z podania przez Reklamodawcę błędnych danych adresowych lub z przyczyn leżących po stronie Reklamodawcy bądź jego dostawcy usług internetowych.

3. Podczas eventów online Sponsor może korzystać z następujących form reklamy: ekspozycja banneru lub logotypu na platformie streamingowej w miejscu i czasie uzgodnionym z Wydawnictwem oraz wykład sponsorowany realizowany w formie transmisji na żywo. Szczegółowe parametry techniczne i czas ekspozycji materiałów reklamowych określane są indywidualnie w zleceniu.

4. Materiały reklamowe przeznaczone do emisji podczas eventów online powinny spełniać wymagania techniczne wskazane przez Wydawnictwo w odrębnym dokumencie lub w wiadomości e-mail przesłanej do Sponsora. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo do odmowy emisji materiałów niespełniających wskazanych wymogów, bez prawa Sponsora do obniżenia wynagrodzenia. Szczegółowe wymogi techniczne dla materiałów online zostaną określone przez Wydawnictwo i stanowić będą załącznik nr 2 do niniejszych Ogólnych Warunków.

5. Każdy event online jest nagrywany i udostępniany po jego zakończeniu w sposób i w terminie określonym przez Wydawnictwo. Nagranie obejmuje pełny przebieg eventu, w tym wykłady sponsorowane oraz ekspozycję materiałów reklamowych Sponsora. Sponsor, przystępując do udziału w evencie online, wyraża zgodę na utrwalenie i późniejsze udostępnienie nagrania na warunkach określonych w Rozdziale III niniejszych Ogólnych Warunków.

6. Wydawnictwo dokłada należytej staranności w celu zapewnienia nieprzerwanego przebiegu eventu online. W przypadku awarii technicznej po stronie platformy streamingowej lub innych okoliczności technicznych niezależnych od Wydawnictwa, Reklamodawcy nie przysługuje prawo do obniżenia wynagrodzenia, zwrotu kosztów ani odszkodowania. Wydawnictwo zobowiązuje się w miarę możliwości do poinformowania uczestników i Sponsorów o zaistniałej awarii oraz podjęcia działań zmierzających do jej usunięcia w możliwie najkrótszym czasie.

7. W przypadku eventów hybrydowych Sponsor uczestniczy w formie uzgodnionej w zleceniu – stacjonarnej, online lub obu jednocześnie. Szczegółowe zasady udziału w części online eventu hybrydowego, w tym ewentualna obsługa wirtualnego stoiska, ustalane są indywidualnie z Wydawnictwem i określane w zleceniu. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo do wprowadzenia odrębnego cennika dla eventów hybrydowych.

Rozdział III a. INFORMACJE POUFNE

1. Reklamodawca zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy Informacji Poufnych.

2. Przez „Informacje Poufne" rozumie się informacje dotyczące ustalonych przez Strony cen i zakresu usług świadczonych przez Wydawnictwo na rzecz Reklamodawcy.

3. Reklamodawca zobowiązuje się do:

a) użycia i wykorzystania Informacji Poufnych wyłącznie do celów niezbędnych do realizacji Zlecenia,

b) nie przekazywania lub ujawniania Informacji Poufnej osobie trzeciej bez wyraźnej, uprzedniej zgody Wydawnictwa udzielonej w formie pisemnej,

c) przekazywania Informacji Poufnych tylko tym pracownikom i współpracownikom, którzy z uwagi na zakres swych obowiązków zaangażowani będą w realizację Zlecenia i którzy zostaną wyraźnie poinformowani o charakterze Informacji Poufnych oraz o zobowiązaniach Stron wynikających ze Zlecenia.

4. Nie stanowią Informacji Poufnych informacje, których ujawnienie jest wymagane bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

5. Zobowiązania wynikające z niniejszego paragrafu mają charakter terminowy i obowiązują przez okres 5 lat od Dnia złożenia Zlecenia.

6. Naruszenie postanowień pkt 1- 3 niniejszego Rozdziału skutkuje obowiązkiem zapłaty przez Reklamodawcę kary umownej w wysokości 20 % łącznej opłaty netto za świadczone przez Wydawnictwo Usługi reklamowe, za każdy jednostkowe przypadek naruszenia.

Rozdział IV. MODYFIKACJA ZLECENIA

1. Reklamodawca jest zobowiązany dostarczyć Wydawnictwu oświadczenie modyfikujące zlecenie na piśmie, z dokładnym określeniem zakresu zmian, nie później niż na 30 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia eventu.

2. W przypadku przekroczenia terminów zgłaszania zmian określonych w punkcie 1, a także w przypadku wątpliwości, niejasności co do zakresu i rodzaju zgłoszonych zmian, których nie da się rozstrzygnąć w terminach określonych w punkcie 1, Wydawnictwo ma prawo realizacji zlecenia w jego pierwotnej wersji. W takiej sytuacji Wydawnictwo nie ponosi odpowiedzialności za skutki publikacji ogłoszenia w wersji pierwotnej, a Reklamodawca zobowiązany jest do zapłaty 100% wartości zlecenia.

3. Wydawnictwo przyjmie zmiany określone przez Reklamodawcę w miarę istniejących możliwości. W przypadku gdy dokonanie modyfikacji okaże się niemożliwe ze względów technicznych lub innych zobowiązań Wydawnictwa, Reklamodawca wg własnego wyboru może zrezygnować z modyfikacji zlecenia bądź odstąpić od umowy. Odstąpienie od umowy jest równoznaczne z anulowaniem zlecenia i powoduje skutki określone w rozdziale V.

4. Modyfikacja zlecenia jest możliwa wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Wydawnictwa.

Rozdział V. ANULOWANIE ZLECENIA

1. Reklamodawca może zrezygnować z zamówionej reklamy (anulowanie zlecenia). Rezygnacja musi zostać zgłoszona Wydawnictwu na piśmie (poczta) lub drogą elektroniczną (mail), pod rygorem nieważności.

2. W przypadku gdy oświadczenie o anulowaniu zlecenia zostanie zgłoszone Wydawnictwu później niż w terminie określonym w punkcie 5 poniżej, Reklamodawca, zależnie od terminu złożenia oświadczenia, zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wydawnictwa:

a) dla reklamy/sponsoringu na eventach, zjazdach, kongresach: 50% łącznej należności brutto za zlecenie − w przypadku anulowania zlecenia co najmniej przed 30 dniem roboczym przed terminem realizacji eventu, zjazdu, kongresu,

b) dla reklamy/sponsoringu na eventach, zjazdach, kongresach: 100% łącznej należności brutto za zlecenie − w przypadku anulowania zlecenia począwszy od 30 dnia roboczego przed terminem realizacji eventu, zjazdu, kongresu.

3. W przypadku rezygnacji ze zlecenia długoterminowego Reklamodawca zostanie obciążony kwotą w wysokości 50% wartości brutto niezrealizowanej części zlecenia.

4. Niedochowanie przez Reklamodawcę terminu dostarczenia materiałów reklamowych jest równoznaczne z anulowaniem zlecenia na zasadach określonych w ust. 2b i 2b.

5. Reklamodawca wyraża zgodę na to, że w przypadku anulowania zlecenia później niż na 30 dni roboczych dla reklamy/sponsoringu na eventach, zjazdach, kongresach lub w przypadku rezygnacji ze zlecenia długoterminowego albo niedochowania terminu dostarczenia materiałów reklamowych Wydawnictwa przysługuje prawo do świadczenia ustalonego na zasadach opisanych w ust. 3 i 4 niniejszego rozdziału.

Rozdział VI. POSTĘPOWANIE REKLAMACYJNE

1. Reklamacje dotyczące sposobu i jakości realizacji zlecenia Reklamodawca zobowiązany jest zgłaszać Wydawnictwu na piśmie w ciągu 7 dni od daty ukazania się zakwestionowanej reklamy (konferencji, zjazdu, eventu).

2. Reklamacje powinny zawierać udokumentowany opis wad, usterek i innych nieprawidłowości w wykonaniu zlecenia.

3. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo nieuwzględnienia reklamacji w przypadku dostarczenia materiałów reklamowych po terminie. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo nieuwzględnienia reklamacji w przypadku braku pisemnej akceptacji przesłanych materiałów reklamowych w terminie wskazanym przez Wydawnictwo.

4. Wydawca zastrzega sobie prawo nieuwzględnienia reklamacji materiałów reklamowych, do których nie został dołączony materiał porównawczy (próba kolorów).

5. Niedotrzymanie terminu zgłoszenia reklamacji bądź niezachowanie jej formy pisemnej powoduje utratę przez Reklamodawcę prawa do reklamacji. Dotyczy to także kolejnych dotkniętych wadą lub usterką emisji tego samego materiału (w przypadku emisji cyklicznych).

6. Złożenie reklamacji nie zwalnia Reklamodawcy z obowiązku uregulowania należności wynikającej ze zlecenia.

7. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo rozpatrywania wyłącznie reklamacji dotyczących zleceń zapłaconych w całości.

8. Reklamodawcy nie przysługuje prawo potrącenia ewentualnej należności z tytułu reklamacji z należnego Wydawnictwu wynagrodzenia.

9. Wydawnictwo nie ponosi odpowiedzialności wobec Reklamodawcy za zlecenie niezrealizowane z powodu przerw lub zaprzestania pracy drukarni, zaprzestania wydawania publikacji, odwołania konferencji, zjazdu lub/i z powodu innych zdarzeń niezależnych od Wydawnictwa.

10. W przypadku wystąpienia siły wyższej Wydawnictwo uprawnione jest do odwołania eventu albo zmiany jego terminu, miejsca, formuły lub sposobu realizacji, w całości albo w części, bez odpowiedzialności odszkodowawczej wobec Reklamodawcy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie zewnętrzne, nadzwyczajne, niezależne od Wydawnictwa, niemożliwe do przewidzenia oraz takie, którego skutkom nie można było zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności klęskę żywiołową, epidemię, działania wojenne, akt terrorystyczny, zamieszki, strajk, awarię infrastruktury technicznej lub teleinformatycznej, przerwę w dostawie mediów albo akt, decyzję, zakaz lub nakaz organu władzy publicznej uniemożliwiający lub istotnie utrudniający przeprowadzenie eventu.

Rozdział VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejsze Ogólne Warunki Zamieszczania Reklam stanowią integralną część zlecenia, zgodnie z art. 384 Kodeksu cywilnego.

2. Ewentualne spory wynikające z umów zawartych w oparciu o niniejsze Ogólne Warunki Zamieszczania Reklam będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Wydawnictwa.

3. Ogólne Warunki Zamieszczania Reklam obowiązują od dnia 1 maja 2026 r.

Niniejsze Ogólne Warunki Zamieszczania Reklam nie znajdują zastosowania do konsumentów*.

*) Art. 221 Kodeksu cywilnego: Za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Załącznik nr 1 do Ogólnych Warunków Zamieszczania Reklam

Wymiary zgodne z formatem wykupionej powierzchni reklamowej.

Przestrzeń kolorystyczna CMYK, bez kolorów spotowych i bez zaszytych profili barwnych (nigdy RGB i Pantone).

Fonty zamienione na krzywe.

Teksty i krzywe czarne tylko w kanale czarnym z nadanym over-printem (nadrukowane).

Rozdzielczość bitmap min. 300 dpi.

Teksty i elementy graficzne odsunięte min. 5 mm od krawędzi (linii cięcia).

W reklamach spadowych, ze względu na klejony grzbiet, należy koniecznie odsunąć ważne elementy (np. teksty, logotypy) o minimum 10 mm od linii cięcia.

Spady 5 mm z każdej strony.

Maksymalne nafarbienie (TAC, TIL): 300%.

Logotypy, elementy graficzne, schematy, grafiki – w wersji wektorowej (skalowalnej).

Warunkiem reklamacji jest dostarczenie proofa kontraktowego.

Akceptowalne formaty plików:

– PDF (Portable Document Format).

– EPS (Encapsulated PostScript).

TIFF 300–600 dpi, z kompresją bezstratną ZIP.